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 Por Priscila Campolim | Bolsista em Jornalismo Científico

Nos dias 25 a 27 de setembro, em São Pedro, assessores administrativos da Unesp participaram do encerramento do evento "O Papel do Assessor Administrativo da Unesp", promovido pelo Grupo de Apoio ao Encontro de Secretários (GAES).  

Durante o encontro, que reuniu servidores de diversos campi, foram apresentadas iniciativas voltadas à modernização da gestão administrativa por meio de ferramentas digitais. Dois grupos de assessores demonstraram o potencial da plataforma monday.com para otimizar rotinas de trabalho, com um dos projetos recebendo reconhecimento como um dos três melhores trabalhos apresentados no evento.

Uso da monday.com para gestão de eventos

Grupo de assessores foi premiado com o trabalho “Análise de Uso da Ferramenta monday.com para Gerenciamento de Eventos: Estudo de caso na Faculdade de Ciências Farmacêuticas - Campus de Araraquara”

Um dos trabalhos premiados foi desenvolvido pelo grupo composto por Gabriela Herreira Scarabelli (Rosana), Larissa Constantino Luque (São José dos Campos), Milena Maria Scarpino Rodrigues (FCL – Araraquara) e Simone Aparecida Taino Mioni (IBILCE – São José do Rio Preto), sob orientação do Prof. José Marcelo de Assis Wendling Júnior (FEG – Guaratinguetá) e com apoio dos facilitadores Neli Sandra Aparecida de Oliveira Parreira, Marta Almeida de Ponte (FOAr – Araraquara) e Marcos Tavares (Reitoria). O projeto, intitulado “Análise de Uso da Ferramenta monday.com para Gerenciamento de Eventos: Estudo de caso na Faculdade de Ciências Farmacêuticas - Campus de Araraquara”, investigou o impacto dessa plataforma no planejamento e na execução de eventos acadêmicos nas unidades da Unesp.

“Acreditamos que a importância desse trabalho está em ampliar a divulgação de uma ferramenta adquirida pela Unesp e de um processo que já vem sendo implementado em algumas unidades, evitando a sobrecarga na rotina dos assessores”, afirmou o grupo. A equipe utilizou a Faculdade de Ciências Farmacêuticas de Araraquara (FCF/AR) como estudo de caso, destacando como o sistema operacional contribuiu para centralizar informações, automatizar processos e melhorar a comunicação interna. 

“A centralização das informações na monday aprimora a comunicação e transparência na organização de eventos”, explicaram as integrantes. Entre as melhorias sugeridas pelo grupo e já implementadas na unidade, está a criação de um calendário de eventos que facilita o acompanhamento das atividades.

Integração da plataforma em rotinas administrativas

Grupo de assessores apresentou o projeto "Padronização de Rotinas Administrativas e o Uso da Plataforma monday.com entre Assessores Administrativos de uma Instituição de Ensino"

Outro grupo de assessores também apresentou um trabalho focado na plataforma, mas com ênfase na padronização de rotinas administrativas, particularmente na condução de concursos para docentes. O projeto, intitulado “Padronização de Rotinas Administrativas e o Uso da Plataforma monday.com entre Assessores Administrativos de uma Instituição de Ensino”, foi desenvolvido por Amanda Rosa da Silva (IB – Botucatu), André Marcos Leme (ICE – Itapeva), Bruna de Brito Prado (FAAC – Bauru) e Isabella Beraldo Antonello (FMV – Araçatuba), sob orientação do Prof. José Marcelo de Assis Wendling Júnior e apoio dos facilitadores Marcos Norberto Tavares (AUIN - Reitoria), Marta Almeida de Ponte (FOAr - Araraquara) e Neli Sandra Aparecida de Oliveira Parreira (FOAr - Araraquara).

A equipe aplicou questionários para avaliar o nível de familiaridade dos assessores com a plataforma e identificar as principais demandas de trabalho. Com base nas respostas, o grupo criou um modelo específico na plataforma voltado à organização de concursos, o que poderá ser replicado em outras unidades da Unesp.

 “Nosso trabalho gerou resultados como a criação de modelos padrão que podem ser replicados e otimizados, oferecendo um modelo organizacional que permite a continuidade das seções”, destacaram os integrantes. A equipe também observou que a padronização facilita o treinamento de novos assessores, garantindo consistência e continuidade nos processos administrativos.

Implementação da ferramenta 

Desde 2023, a AUIN tem sido um agente ativo na implementação da plataforma monday, proporcionando treinamentos e suporte contínuo aos servidores da Unesp. Comprometida em fomentar a inovação e a eficiência, a AUIN trabalha para garantir que as ferramentas digitais sejam integradas de forma eficaz nas rotinas administrativas, contribuindo para a modernização da gestão na universidade.